KI und Automatisierung
KI, die mit Ihren Programmen arbeitet.
Viele nutzen KI heute im Browser, etwa mit ChatGPT oder Claude. Mehr Arbeit nimmt sie ab, wenn sie direkt mit den Programmen arbeitet, die Sie ohnehin verwenden. Die KI dahinter kann ein gängiger Dienst im Abo sein oder ein Rechner bei Ihnen im Haus.
Zum Einstieg: Feierabend-Workshops zu KI →Was dazugehören kann
Programme verbinden
Viele Programme haben eine Schnittstelle, über die sich Daten abrufen und eintragen lassen. Darüber laufen wiederkehrende Abläufe automatisch, etwa vom Kontaktformular in die Kundenliste. Eine KI kann dabei Anfragen sortieren, Texte zusammenfassen oder Antworten vorbereiten.
Eine Oberfläche für mehrere Programme
Wer täglich zwischen mehreren Programmen wechselt, bekommt eine eigene Oberfläche, die nur zeigt, was für die Aufgabe gebraucht wird. Die Daten bleiben in den vorhandenen Programmen, die Oberfläche holt sie über deren Schnittstellen zusammen. Weil nichts ersetzt wird, ist so etwas oft mit überschaubarem Aufwand gebaut.
Bestände erschließen
In Schränken und auf Festplatten liegen oft tausende Fotos oder eingescannte Seiten, in denen sich nur schwer etwas wiederfinden lässt. Eine KI kann jedes Bild beschreiben und mit Schlagwörtern versehen. Danach lässt sich der Bestand durchsuchen, und in einer eigenen Oberfläche lassen sich die Ergebnisse prüfen.
Jeder dieser Bausteine lässt sich einzeln beauftragen.
Wo die KI läuft
Als Dienst im Abo
Gängige Dienste wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot sind schnell eingerichtet und brauchen keine eigene Hardware. Sie verursachen laufende Kosten, und die Inhalte werden beim Anbieter verarbeitet. Für viele Aufgaben ist das der einfachste Weg.
Im eigenen Haus
Sprachmodelle und Bilderkennung lassen sich auch auf einem Rechner betreiben, der bei Ihnen steht, auf Wunsch für mehrere Arbeitsplätze. Dafür braucht es meist eine passende Grafikkarte, und oft lässt sich ein vorhandenes Gerät aufrüsten. Die Daten werden dann bei Ihnen verarbeitet und gehen an keinen fremden Dienst.
Welcher Weg passt, hängt von Ihren Daten, dem Umfang und dem Budget ab und wird vorher mit Ihnen besprochen.
Wofür sich das eignet
realisierbarAnfragen vorsortieren
Eingehende E-Mails oder Formulare werden gelesen, dem richtigen Vorgang zugeordnet und mit einem Antwortvorschlag versehen.
Daten abgleichen
Stehen Mitglieder, Kunden oder Termine in mehreren Programmen, werden Änderungen automatisch übertragen, statt sie von Hand nachzutragen.
Eine Übersicht für den Vorstand
Mitglieder, Beiträge und Termine aus verschiedenen Programmen stehen zusammen auf einer Seite. Die Daten selbst bleiben, wo sie sind.
Fotosammlungen
Das können Vereinsfotos aus Jahrzehnten sein, die Bilder eines Betriebs oder ein Nachlass. Die Sammlung wird beschrieben und lässt sich danach durchsuchen.
Eingescannte Unterlagen
Protokolle, Chroniken und andere Schriftstücke lassen sich erfassen und nach Inhalten durchsuchen. Wie gut das bei Handschrift gelingt, zeigt der Probelauf.
Vertrauliche Dokumente
Eine KI kann Texte zusammenfassen oder Fragen zur eigenen Ablage beantworten. Läuft sie im eigenen Haus, geht der Inhalt dabei an keinen Anbieter im Netz.
So läuft es ab
- Das Gespräch
Am Anfang steht ein Gespräch darüber, welche Programme Sie nutzen, was vorliegt und was am Ende möglich sein soll.
- Schritt für Schritt
Danach wird das Vorhaben in klar umrissene Schritte geteilt, und jeder Schritt hat einen festen Preis. So kennen Sie die Kosten des nächsten Schritts im Voraus.
- Der Probelauf
Zuerst läuft ein kleiner Ausschnitt, zum Beispiel ein Ablauf mit echten Beispielen oder hundert Bilder aus einer Sammlung. Auf welchem Rechner oder bei welchem Dienst das geschieht, wird vorher mit Ihnen abgestimmt. Am Ergebnis sehen Sie, ob die Qualität reicht, bevor größere Ausgaben anfallen, etwa für eigene Hardware.
- Die Anweisung an die KI
Was die KI schreibt, hängt davon ab, wie sie angewiesen wird. Diese Anweisung, der sogenannte Prompt, wird an echten Beispielen herausgearbeitet und in mehreren Durchgängen verbessert. Dabei fließt zum Beispiel ein, welche Schlagwörter Sie brauchen oder in welchem Ton eine Antwort formuliert sein soll.
- Umsetzung und Übergabe
Passt das Ergebnis, folgt die eigentliche Umsetzung. Zum Schluss gibt es eine Einweisung und eine Anleitung, und das System gehört Ihnen.
Auf Wunsch lässt sich das alles auch gemeinsam in Feierabend-Workshops erarbeiten, bei Ihnen und an Ihren eigenen Geräten. Dann arbeiten Sie an Ihrem Vorhaben selbst mit und kennen am Ende jeden Schritt.
Zu den Workshops →Eine KI macht auch Fehler.
Eine KI liefert meistens brauchbare Ergebnisse, aber sie irrt sich auch. Sie verwechselt Namen und Orte oder schreibt etwas hin, das so nicht stimmt. Deshalb gehört das Prüfen durch Menschen von Anfang an zum Vorhaben, und bei automatischen Abläufen lässt sich einbauen, dass wichtige Schritte erst nach einer Bestätigung passieren. Die KI nimmt die Fleißarbeit ab, das letzte Wort behalten Sie.
Sie haben Programme, die zusammenarbeiten sollen, oder einen Bestand, der durchsuchbar werden soll? Wir sehen uns das gemeinsam an, und ein kleiner Probelauf zeigt, was möglich ist.